hola control entrada y salida de dinero

hola buena tarde ya de regreso aki molestandolos con una peticion

miren les platico... una persona de la empresa se encarga de hacer los pagos a los proveedores ya sea con transferencia o cheque... pero al final.. no sabe ni a kien deposito ni a kien hizo el cheque es una perdera de facturas... y andamos batallaando para saber de que fue tal pago y asi...

mi peticion es si habra algun archivo de excel,para el control de las salidas y entradas de dinero... o me recomiendan usar cheqpaq?? igual y seria mas dificil tener que explicarles como usarlo y mas porque son 2 las personas quienes hacen los pagos


saludos

pd me permiti editar el titulo, para que fuera mas especifico

buen dia ..

en lo particular, es sinonimo de una falta de control...es decir, NO existen controles internos..como tambien falta de etica, concentracion y lo mas grave FALTA DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO O SECCION DE CUENTAS POR PAGAR..

independiente del sistema que adquieras o se establezca, al no existir control por las personas encargadas de dicho departamento.. tendras dificultades en sus reportes..

te invito a promover otras opciones de personal..


saludos

Como indica Mozart, lo que necesitas no es adquirir conocimientos para manejar eso, sino que dichos conocimientos los tenga quien maneja esa responsabilidad. Propón los cambios antes que se convierta en un problema mayúsculo y, lo que sería peor, que "te lo compartan" por no hacerlo notar a los jefes.

Saludos

Oye, entonces? cómo autorizan los pagos? Con este sistema que lelva no s probable que saquen dinero y ni cuenta te das qué es lo que están pagando?

Más que un control de excel o que te sugiero primero es:

1. Todas las facturas deberán de esta registradas, así tendrás el control de los días de crédito que tienes, y tend´ras control sobre tu flujo de efectivo, y no te generarán problemas o dudas sobre cuanto dinero realmente puedes disponer. De igual forma, genera un método para ordenar las facturas (folders para las pagadas y las por pagar; por proveedor, etc.) Además, de que te aseguras que la totalidad de tus gastos, compras, etc. estén realmente registradas en contabilidad y al final no trabajes tanto al momento de hacer tus cierres y generar la información financiera.

2. Fija días en los que se harán los pagos. Así, ese día única y exclusivamente se limitarán a realizarlos, con el tiempo suficiente para hacerlo de forma ordenada. Así como fijas días exclusivos para pagos, fija días para recepción de facturas: Sí funciona!. No tengo yo un archivo hecho, pero me imagino algo así: las facturas recibidas, las relacionan en un libro de excel (proveedor, importe a pagar, fecha de recepción, días de crédito, incluso con una fórmula calcular la fecha de pago, así cada día puedes ir filtrando lo que tienes que pagar. Necesitas mucho seguimiento y disciplina para que esto se haga bien.

3. ¿Qué se va a pagar? ¿Tienen el dinero suficiente? Hagan un paquete con las facturas que se van a pagar ese día (o incluso con días de anticipación), con una relación qué especifique a quién se le va a pagar y porqué medio? ¿Qué facturas se le va a pagar? Indudablemente alguien debe autorizar los pgas del día, no pueden (simplemente por control) autorizar los pagos los mismos que hacen o preparan los pagos. Así alguien revisa e incluso está en facultades de detener algún pago, y de conocer qué es lo que está pagando. asegúrense de cancelar de alguna forma las facturas ya pagadas (sello de pagado, fecha, alguna firma, etc.) Así ya tienes integrado tu pago.

4. Dices que los pagos se realizan por transferencia? Las mismas personas que preparan los pagos los autorizan en el portal? Muy peligroso, ellos solo deberían tener autorización para poder subir los pagos al protal, y con un paquete como el que te comento en el punto tres, alguien, el contador, el gerente.. deberían de autorizar los pagos en el portal.

Muy burocrático? En la práctica ya no lo es tanto, además recuerda que estamos hablando de efectivo, y que sin la correcta supervisión es fácil que se pierda.., tu mismo dices que no sabes qué pagas...

No sé como se manejen, pero sobre todo si tienes proveedores constantes, algo básico son las confirmaciones de saldos períodicas, sobre todo si ahorita traes un problema en el área de pagos yo te recomendaría que empezaras a hacerlas cada mes (con saldos al cierre), vas a ver que te van a botar un monton de cosas, y así tienes también tu información financiera correcta.

El controld e los pagos es básico para control tu flujo de efectivo y tu liquidez

Saludos.....

g.contadores@hotmail.com

Si en la posibilidad de la empresa esta adquirir el software para su control seria magnifico, asi mismo te comentaria que seria bueno que hagas un plan para mejorar la calidad y control del servicio que se presta. de entrada si te sugiero el Cheqpaq ya que si son secretarias unicamente las que realizan dichas operaciones es mas facil que se administre de esta manera, el excel no te lo recomiendo mucho ya que si en fisico se pierde informacion, en archivo llegara el momento que lo dejen de llenar por flojera...!!!

En la empresa donde laboro usamos ese software y es de gran ayuda, sin embargo como comentan los compañeros es necesario que se comience a realizar un Control Interno ya que si no es asi, cualquier software o archivo que uses no te sera util.

Nosotros lo que hacemos para que puedan expedirse (firmar el cheque) es necesario la impresion de la captura en el sistema con el fin de asegurarnos su debido registro en el mismo, ahroa bien para los depositos dependeria del monto de depositos realizados al dia o cada cuando hacen su corte.

Archivos en Excel tengo pero son un poco pesados y tardan en subirse.... pero si necesitas alguno puedes agregarme o enviarme un correo al cmbmaas@yahoo.com.mx

Saludos y Exito......!!!

Para muchas personas, recomendaría aprender mejor a controlar sus finanzas, por lo que últimamente, muchas personas tienen problemas con esto y están tratando de recaudar más dinero con la ayuda de sitios similares spreaque es spread , sin darse cuenta de que así tiran dinero a ninguna parte.