manejo de bancos en servicios de gruas

estimados compañeros,tengo una duda sobre como manejar la cuenta de bancos en una empresa que se dedica al servicio de gruas,ya que el dueño elabora un cheque y lo cobra para posteriormente darles a los choferes para sus gastos, por lo regular se manejan facturas de gasolina, las cuales despues las junta y las aplica a determinado cheque,yo he pensado en dos opciones una es que al cobrar el cheque lo cargue a caja con abono a bancos y una vez que me entreguen las facturas se haga la aplicacion a las diferentes cuentas contables y la otra es hacer un cargo a gastos por comprobar con abono a bancos y al entregar las facturas hacer la aplicacion correspondiente,ojala me puedan decir que es lo mejor que puedo hacer sobre todo para que no caiga en una anomalia,sobre todo porque como voy a deducir la gasolina si no la pago con cheque y ni modo que a los choferes les de tarjeta de credito.les agradesco anticipadamente su ayuda.

Lo que necesitas es crear un fondo fijo de caja chica. Tienes que establecer el fondo con un importe que la empresa crea que le alcance para un determinado periodo, quince dias, un mes, como gustes.

Esa cuenta no se afectara por otra cosa que constitucion, incrementos, disminuciones o cancelacion del fondo.

La caja chica debe estar asignada a alguien, por lo que me dices en tu caso debe ser el dueño de la empresa. Le vas a expedir un cheque no se, supon que por $ 20,000 y realizaras el asiento asi:

Caja Chica 20,000
Bancos 20,000

Si quieres puedes abrirle una subcuenta a la cuenta de caja chica con el nombre del encargado. Cada determinado periodo, el responsable de la caja debe pasarte un reporte de todo lo que gasto(con sus comprobantes obviamente) y cuanto le queda en la caja. La suma del efectivo en caja + los gastos deben ser iguales al saldo de caja chica.

Cuando le reembolses deberas sacar un cheque a su nombre. En este caso, el cargo se hara de acuerdo a los gastos que te comprobo el encargado de la caja con abono a bancos. Supongamos que te comprueban 19,700, el asiento sera:

Gastos 17,000
IVA 2,000
Bancos 19,700

Claro que este procedimiento es para gastos menores, pues en si el gasto excede de $ 2,000 pesos no es deducible. Tienes que establecer una politica de los conceptos e importes que pueden cubrirse con el fondo.

Saludos.

PD Usar la cuenta de Gastos por Comprobar no es una medida recomendable. Esa cuenta no debe de existir, no tiene razon de ser. Lo unico para lo que sirve es para llenarse de basura. Solo puedes usar esas cuentas de deudores cuando es para gastos de viaje o algo por el estilo. Pero en este caso que comentas lo mejor es la caja chica, hay mas control.

estimados compañeros,tengo una duda sobre como manejar la cuenta de bancos en una empresa que se dedica al servicio de gruas,ya que el dueño elabora un cheque y lo cobra para posteriormente darles a los choferes para sus gastos, por lo regular se manejan facturas de gasolina, las cuales despues las junta y las aplica a determinado cheque,yo he pensado en dos opciones una es que al cobrar el cheque lo cargue a caja con abono a bancos y una vez que me entreguen las facturas se haga la aplicacion a las diferentes cuentas contables y la otra es hacer un cargo a gastos por comprobar con abono a bancos y al entregar las facturas hacer la aplicacion correspondiente,ojala me puedan decir que es lo mejor que puedo hacer sobre todo para que no caiga en una anomalia,sobre todo porque como voy a deducir la gasolina si no la pago con cheque y ni modo que a los choferes les de tarjeta de credito.les agradesco anticipadamente su ayuda.