Tener la intención de comenzar un negocio coloca al emprendedor ante una serie de incertidumbres y angustias, algunas conocidas o preconcebidas y otras insospechadas. Y es que darse cuenta que para montar y poner en marcha un negocio no basta con tener la voluntad y/o capital, sino que debe darse satisfacción a una serie de requisitos y trámites, que en ocasiones se antojan interminables, lo que suele ser desalentador. Lamentablemente el presente no tiene por objetivo simplificar ese proceso o eliminar incertidumbres, puede decirse que incluso viene a agregar una que si el empresario no contempla en forma oportuna puede dar serios dolores de cabeza, nos referimos a la contratación del servicio de asesoría contable y fiscal.
El empresario debe tener ante todo bien claro qué servicios busca y le proporcione la información al contador antes de contratar, saber lo que (y cada cuando) debe pedir, para establecer de común acuerdo márgenes mínimos de tranquilidad y confianza.
Partiendo de que el emprendedor no es un especialista que pueda definir por sí solo el tipo de contribuyente con el que debe operar su negocio, ni el régimen fiscal más adecuado a su actividad, es que debe quedarle claro que esas decisiones deben ser tomadas por un profesional especializado en la materia.
¿Qué debe tenerse en cuenta al contratar un asesor contable y fiscal?
La elección de un asesor de esta índole no es cosa menor, debe ser un especialista con una reputación debidamente probada, por ello no es extraño recurrir a recomendaciones de amigos y familiares, por la confianza que vamos a depositar en él y la confianza que nos debe inspirar para manejar los números de nuestra empresa. No debes descartar la posibilidad de recurrir a colegios o asociaciones de profesionistas de tu localidad.
¿Cuándo es oportuna su contratación?
Si ya quedó claro que la intervención del asesor se debe dar desde el momento de definir el tipo de contribuyente y el régimen a tributar, debe concluirse que su contratación debe realizarse desde que el negocio se tiene en mente, una entrevista preliminar donde se exponen las ideas y necesidades es lo más recomendable, la cual dejará al empresario con el conocimiento pleno del tipo de contribuyente que será, las obligaciones fiscales y laborales que le serán atribuibles, las fechas en que debe cumplir con dichas obligaciones, las potenciales sanciones en caso de incumplimiento y de igual forma saber si el asesor con quien se está entrevistando será capaz o no de darle el acompañamiento en todos los trámites legales a enfrentar.
La contabilidad, las declaraciones de impuestos, los papeles de trabajo... ¿Quién los debe tener?
Hoy en día el uso de la tecnología está presente en todos y cada uno de los ámbitos de nuestra vida, en los negocios igual, pero debe buscar el empresario tener forma de corroborar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, por lo que es conveniente pactar la entrega de archivos digitales con las declaraciones presentadas, acuses de recibido del envió de la contabilidad electrónica, solicitar al asesor lo que se conoce como 32D, denominado por la autoridad como “Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales”. El empresario debe tener en claro que la contabilidad es suya, por lo que debe pactar en forma clara con el contador la forma en que la misma será procesada, contar con reportes impresos o archivo digital, respaldos, que sea procesada en las oficinas del asesor no quiere decir que el empresario no tiene derecho a ellos, lamentablemente no es extraño saber de empresarios que reportan que el contador desapareció y no tienen respaldos ni documentación.
En relación a los papeles de trabajo, conviene recordar que los mismos se consideran parte de la contabilidad, esto de conformidad con el artículo 28-I,A) del Código Fiscal de la Federación, partiendo de esa premisa, ¿En poder de quien consideras deben de quedar?, pudiera decirse que es normal que durante el ejercicio, al ser el asesor quien los integra los tenga él en su poder, pero terminado el ejercicio, presentada la declaración anual, siendo que incluso pagaste por ellos, ¿Quién los debe tener?
Entrega periódica de información financiera
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Los estados financieros se dicen son la fotografía de un negocio, saber si se gana o se pierde es parte de la razón misma del negocio. No exigir a tu contador reportes periódicos de las cifras del negocio es mandar la señal de que el negocio no te importa tanto, ¿Eso quieres?, es probable que en las primeras ocasiones la información que se te presente resulte un tanto difícil de digerir, cosa de hacerlo saber al asesor para que busque la forma de hacerse entender. Esta exigencia, en principio puesta como responsabilidad al asesor, se convierte a la larga en una sana costumbre para nosotros mismos, con el tiempo se pueden ir ideando reportes y comparación de cifras, lo que nos da la oportunidad de anticipar situaciones y con ello una mejor toma de decisiones.
Amigo empresario, integrar a tu equipo de trabajo un asesor capacitado te evitara dolores de cabeza, esos que tienen o tuvieron los que lo consideraron “una carga más” en lugar de una obligada inversión. Verlo como una carga o como parte obligada para una buena gestión, esa es la decisión personal a tomar.
El presente trabajo fue elaborado como colaboración para la revista digital Audacia Corporativa Fiscal y fue publicado en el número 7 de la misma.