¿Cómo lograr que mi asesor no se ubique en la zona de confort?
El comentario o referencia de “zona de confort” se utiliza cada vez con mayor frecuencia y en cualquier cantidad de temas o situaciones. Para los empresarios es vital que lo que gastan o invierten resulte rentable, por lo que explotar o hacer desquitar hasta el último centavo que se le paga a un asesor externo resulta ideal. Pero, para lograr que a quien se le paga se gane a pulso sus honorarios, el empresario debe saber que está en condiciones de pedir o exigir, de no saberlo. ¿Cómo exigirlo?
Revisa lo pactado en el contrato de servicios celebrado. Para saber lo que vamos a recibir a cambio del pago que vamos realizar es necesario tener claro que fue lo acordado, por ello conviene tener presente el contrato celebrado. De esa forma sabremos a lo que tenemos derecho y a lo que nos obligamos cada una de las partes, al igual que las formas en que los servicios serán prestados, el flujo de información, la forma en que accederemos a la asesoría y más.
¿Qué se debe pactar como mínimo? El empresario debe ser exigente en cuanto a definir en forma precisa no solo los servicios que le van a prestar, sino también los tiempos y lugares, si por ejemplo se contrata el servicio de procesamiento electrónico de la información contable, debe establecerse el lugar donde dicho servicio se va a prestar, el equipo en el que se va a procesar y los rangos de fechas en que el servicio será prestado.
De contratar el servicio de asesoría fiscal, conviene precisar las formas y medio por los cuales se podrán hacer las consultas, esto es contemplar si será en el domicilio del cliente o del asesor, vía telefónica, presencial, vía remota, mensajería, correo electrónico, al igual que la cantidad o frecuencia con que se va a contar con la asesoría, sobre manera las citas presenciales.
Si se contrata la integración o supervisión de integración de declaraciones fiscales, se debe ser claro en los plazos de entrega de la información, la presentación de las declaraciones y el resguardo de las mismas. Aquí conviene mencionar que los denominados “papeles de trabajo” forman parte de la contabilidad, por lo que el contribuyente debe contemplar su archivo, si no al momento de la elaboración misma, si por lo menos que le sean entregados en forma anual.
¿Qué reportes o informes me deben entregar? Eso lo definirá el empresario mismo, dependiendo de sus necesidades de información, al igual que las fechas o periodos en que lo desea recibir, es común que todos los servicios descritos en el punto anterior sean contratados con el mismo asesor, partiendo de ello consideramos que lo menos que deben solicitar al asesor es lo siguiente:
- Informe mensual del estado de la contabilidad, posibles observaciones a ingresos, rechazos o reclasificación a deducciones.
- Informe mensual de obligaciones fiscales cumplidas y por vencer. De las cumplidas se sugiere solicitar acuse que lo acredite.
- Estado de resultados, periodo determinado y acumulado del ejercicio.
- Balance General, a la fecha de corte.
- Estado de origen y aplicación de recursos.
A continuación, mencionaremos otros informes derivados de los últimos tres mencionados, sin dejar de comentar que lamentablemente en nuestro país no son muchos los empresarios que destinen tiempo o exijan a su asesor un análisis o explicación de sus estados financieros, lo que provoca que el asesor externo se coloque en una zona de confort propiciada por el desinterés de quien debiera ser el más interesado.
- Gráfico de ventas, compras y gastos, con el paso del tiempo se deberá exigir comparaciones con periodos iguales de años anteriores.
- Presupuesto o estimación anual de ISR y PTU.
- Análisis horizontal o vertical de los estados financieros.
- Razonar estados financieros.
¿Porqué dedicar tiempo al análisis de estados financieros? Para conocer el estado de la gestión que realizamos en el negocio, no basta con estar enterados del saldo de la cuenta del banco, es necesario saber si nuestras ventas crecen, que tanto, porque crecen o no, saber si se gana o se pierde. Es simple y sencillamente adentrarnos en la administración de lo que es nuestro, recordando que lo relevante de un análisis no es solo el conocer y ver las variaciones de la cuentas, sino conocer, detectar e intentar entender el origen de esas variaciones, por ejemplo, se pudiera considerar normal que el rubro de ventas en pesos sea mayor de un año a otro, pero, ¿qué tan mayor?, quizá el incremento solo es el por el cambio de precio, lo que no representaría un incremento real de ventas.
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¿Cada cuando analizar las cifras? Se puede mes a mes, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual, etc. La periodicidad de ese tipo de reuniones la habrá de definir el empresario mismo en función de los resultados que se le presenten y la necesidad de contar con información histórica que le sirva de sustento para la toma de decisiones que afectan el futuro de su empresa. El análisis y razonar de los estados financieros quizá pueda considerarse como la “cereza del pastel”, pudiera ser que sea complicado implementarlo desde el inicio de vida de un negocio, pero definitivamente debe tenerse dentro de los objetivos a obtener de un servicio de asesoría especializado, en el mediano plazo al menos.
La pregunta final es sencilla, amigo empresario: ¿Tu asesor entrega lo que debe entregarte?, ¿Nada le pides?, ¿No pactaron nada?, No es problema, siempre se pueden redefinir las necesidades, cosa de expresar las inquietudes y con seguridad podrás ver que son atendidas. Es muy probable que el asesor que tienes contratado lo contrataste pensando más en el tema impuestos que en otra cosa, no quiere decir que tengas que contratar a otro, cosa de acercarse con tu actual asesor y preguntar si está en condiciones de apoyarte en otros temas, definir las formas, tiempos y honorarios, siempre pensando en un beneficio mutuo.
El presente trabajo fue elaborado como colaboración para la revista digital Audacia Corporativa Fiscal y fue publicado en el número 8 de la misma.